Contabilidad electrónica: qué es y cómo llevarla

Contabilidad electrónica: qué es y cómo llevarla

Thomas Dobereiner - 3/10/2022

Es evidente para todos que la transformación digital ha llegado para quedarse desde hace ya algunos años. Pasamos del papel a usar archivos digitales y, tanto para empresas como para personas, esto ha agilizado ciertos procesos contables, como es el caso de la facturación. Pero, ¿alguna vez habías escuchado sobre la contabilidad electrónica?

¿Qué es la contabilidad electrónica?

De acuerdo con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), la contabilidad electrónica es el registro de las transacciones en medios electrónicos que realizan los contribuyentes, así como el envío de archivos en formato XML a través del Buzón Tributario.

A partir de dichos archivos, el SAT puede hacer revisiones en caso de encontrar diferencias, errores u omisiones en la contabilidad de las empresas.

Además, la información que se genera a través de la contabilidad electrónica permite a una persona física o moral tener un mejor control de la situación financiera de su negocio a través del uso de la tecnología, como lo es su rentabilidad, ventas y utilidades, así como tomar mejores decisiones para su crecimiento.

¿Quiénes están obligados a presentar contabilidad electrónica?

Están obligados a presentar contabilidad electrónica las personas físicas con actividad empresarial, actividades profesionales con ingresos superiores a dos millones de pesos y arrendamiento (siempre y cuando no utilicen la aplicación ‘Mis cuentas’), así como las personas morales, incluidas aquellas con fines no lucrativos.

Si eres persona física con actividad empresarial y tus ingresos no son mayores a dos millones de pesos, utilizas la plataforma de ‘Mis cuentas’, estás dado de alta en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) o percibes ingresos por sueldos y salarios, dividendos, enajenación de bienes, obtención de premios e intereses, entonces no estás obligado a llevar una contabilidad electrónica.

¿Qué archivos debes enviar para presentar la contabilidad electrónica?

Los archivos que debes enviar para presentar la contabilidad electrónica son:

  • Catálogo de cuentas. Este es un documento con la lista ordenada de todas las cuentas o partidas que se utilizan en el registro de la contabilidad de una empresa. Éste debe enviarse únicamente la primera vez y cada vez que se agrega o elimina alguna cuenta
  • Balanza de comprobación. Esta es una lista de los saldos de todas las cuentas del catálogo contable con la que se comprueba que los saldos deudores y acreedores son iguales. Este documento se presenta de forma mensual, en el segundo mes siguiente al que corresponden los datos
  • Solo en el caso de que el SAT lo requiera, deben presentarse pólizas y auxiliares, con el fin de verificar la información contable, procedente de devoluciones y compensaciones

¿Cómo hacer el envío de la contabilidad electrónica?

El envío de la contabilidad electrónica debe realizarse a través del Buzón Tributario, ingresando al portal oficial del SAT con tu RFC, contraseña y e.firma, y siguiendo los siguientes pasos:

1. Dar clic en el botón ‘Ejecutar en línea’

2. Elegir la opción de sellado de información contable (opcional)

3. Seleccionar la información a enviar y elegir alguno de los siguientes motivos de envío:
Envío Mensual, Acto de Fiscalización, Fiscalización Compulsa, Devolución y Compensación

4. Confirmar el envío y seleccionar ‘De acuerdo’ para realizar la transferencia de la información contable al SAT

Antes de realizar el envío de la contabilidad electrónica, debes contar con los archivos XML comprimidos en formato .ZIP, correctamente nombrados bajo la siguiente nomenclatura:

  • RFC. Registro Federal de Contribuyentes de la persona física o moral (12 o 13 caracteres)
  • Ejercicio. El año fiscal al que corresponde la información que se envía (4 caracteres)
  • Periodo. Número de mes al que corresponde la información que se envía (2 caracteres)
  • Clave. Tipo de información que se envía: CT: Catálogo de cuentas, BN: Balanzas de comprobación con información normal, BC: Balanzas de comprobación con información complementaria, PL: Pólizas del periodo, XC: Auxiliar de cuenta o subcuenta o XF: Auxiliar de folios
  • Extensión. Formato en el que se encuentra el archivo. En este caso debe ser archivo comprimido (.ZIP)

Los caracteres que integran el nombre del archivo deben escribirse seguidos, sin separaciones ni signos de puntuación entre ellos.

¿Cómo sacar acuses de contabilidad electrónica?

Los acuses de contabilidad electrónica pueden localizarse en el apartado de Consulta tus acuses generados en la aplicación Contabilidad Electrónica del portal oficial del SAT:

1. Da clic en el botón ‘Iniciar’

2. Autentícate con tu e.firma y contraseña

3. Selecciona la opción de tu consulta, sea número de folios o criterios

4. Si elegiste ‘Criterios’, selecciona la periodicidad, año, mes inicial, mes final, motivo, tipo de archivo, estatus y tipo de envío

5. Da clic en ‘Buscar’ para obtener la información

6. Si requieres realizar otra búsqueda, da clic en el botón ‘Nueva consulta’

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